AI做PPT的15个细节

　　前几天，我录制了一段视频，展示如何利用Kimi Chat等人工智能工具来制作PPT。视频发布后，一些朋友尝试这些工具，并分享了他们的反馈。

　　其中一些人认为这些工具不够好用，生成的PPT效果显得呆板。对此，我进行了深入思考。人工智能确实能够一键生成包含几十页文本的PPT，并提供多种版面和自定义颜色的选择，这难道不是足够方便的吗？

　　经过调研，我发现他们真正的期待是：只要给出一个工作场景的主题，AI就能一键生成完整的文本和演示稿，并且希望AI能够理解提供的文案和视觉要求。

　　回顾并思考后，我意识到大家对AI制作PPT的认知存在一些偏差。具体来说，有以下几点：

　　首先，尽管AI的创意能力很强，能够从文本生成、排版布局到调性设计，但人们希望AI能像人一样拥有超越自我的理解能力，这实际上是不现实的。例如，领导让我根据客户需求设计PPT。虽然AI能提供多种设计方案，但其创意是基于算法和已有数据完成的，它无法真正理解一个人的需求。如果你不给AI品牌故事，它就不理解背景是什么。AI也无法像设计师那样从品牌历史、文化、价值观中找到灵感。因此，AI的创造力需要经过训练或先给它资料让它学习后再提取。

　　其次，关于复杂任务的处理。用“一口吃个胖子”来形容初级使用AI的人是非常贴切的。一个人做PPT需要经过很多步骤：结构设计、提取、主题风格定调、排版布局，最后完成所有工作。每一个环节都需要时间。我们总是希望AI能一下搞定，但这样的想法是不现实的；AI也需要你给它投喂数据，它每接到一个任务就像初学者学自行车一样，需要多试几次才会熟练。

　　第三点涉及AI对细节的把控不精准。当我听到这个问题时，真的有些哭笑不得。换个角度来看：为什么AI在细节上把控不精准呢？这是因为AI的学习模式有三种：监督学习（Supervised Learning）、无监督学习（Unsupervised Learning）和强化学习（Reinforcement Learning）。这就像我们学习一样，需要老师的指导和大量练习与反馈才能找到正确答案。如果你没有监督AI或没有给它足够的数据就不要谈它把控不准确了。它能做出来就不错了还有诸多有趣的问题这里就不一一列举了。

　　你知道吗？幻灯片已经有40年的历史了。自从1984年PPT被发明以来无论是打工人、学生、家长、公务员、企业家还是科学家大家都得熬夜做PPT总是在截止日期前赶工可以说全社会都受够了PPT的苦。就连PPT发明者罗伯特·加斯金斯（Robert Gaskins）也自嘲说：“确实有很多人在PPT上浪费时间就像在其他事情上浪费时间一样。”但大家好像忘了PPT最初是为了让我们摆脱枯燥的文档让信息展示更生动、更互动而诞生的。现在有了AI的帮助这一点更是得到了加强。

　　那么曾经屠龙勇士是怎么变成恶龙的呢？AI又是如何治疗PPT“耗时、难制作”的问题呢？要回答这一切得先从PPT的制作过程说起。通常PPT制作分为5个环节：1）确认主题、目标受众和演示目的；2）编写PPT的大纲和内容结构以及每页细节；3）制作PPT；4）美化和调整PPT；5）交付演讲。目前AI不能取代第1步和第5步但第2步到第4步AI可以帮忙完成。

　　在开始讲这五个步骤之前提醒一下：接到“做PPT”的任务时不要急着动手。正确的做法是按照流程一步一步来否则最终要在2-4之间反复横跳这是所谓的卡点部分。确定PPT的主题、目标观众和演示目的其实并不难。简单来说就是要知道：谁来看？他们想看到什么？你又想展示什么？只要把这三个问题弄明白PPT的内容就有了大概的方向。举个例子领导对你说：“小王你去给客户介绍一下AI客服产品。”在这种情况下我们可以首先在Word文档上梳理一下：目的介绍产品；受众潜在的客户；背景客户是一家电商公司；诉求客户对AI客服感到好奇；关注点AI如何降本增效。这样一来思路就清晰了那么接下来就可以开始写主题了比如：“AI智能客服如何助力电商降本增效。”如果不会写就做填空题把上述信息填好给AI告诉它你是一名PPT大师现在要为我的诉求做PPT主题的提炼当它给出答案你再修正这样第一页就搞定了。制作PPT大纲和内容结构也不复杂而且这个过程比写文案要简单多了。为什么呢？因为PPT结构像鱼骨一样是列出一个框架不用逐字逐句地写出来只要确定每个部分的主要点围绕这些点来展开内容就行。所以PPT结构本质上是用简洁的“子弹点”来概述观点再用图表和图片来辅助说明就这么简单让我们想象一下一个鱼骨是什么样子？是不是先有一个主题作为脊柱然后接下来有背景介绍（客户诉求介绍）、公司介绍、产品介绍、解决方案、客户见证最后是结尾？这六个部分就构成鱼骨的中间部分客户诉求之所以放前面是因为演讲时没有人喜欢上来就听一个人讲一堆关于你们产品的东西美国哈佛大学教授凯斯·桑斯坦（Cass R. Sunstein）说过一句话意思是用户只关注和他们有关的信息问题来了：怎么让AI帮忙做PPT第二部分？这部分包括客户的需求、公司的介绍、产品的特点我们提供的解决方案还有客户的好评具体来说当谈到第二部分其实在说两件事：第一手头有一些基本的资料资料不全需要整理一下后放到PPT里让它们看起来有个清晰的结构；第二什么都没有要从头开始一步步地写和提炼出内容先说第一方面我的常规做法是让它分步骤学习比如说我会用Kimi打开一个新的聊天窗口上传一些关于公司介绍的PDF、Word文档和PPT文件上传完我会告诉AI你是一位PPT大师先学习这些资料学习完我要你帮我提炼出公司介绍部分用在新的PPT里大概要3页内容最好把框架和内容都准备好给我这样AI就可以开始工作了为了方便我会把AI提供的内容先复制出来放在一个协同文档里我们不用急着确定每个部分因为还在梳理整个结构另外如果你要数据AI也能帮忙它可以帮你制作表格进行网上查询分析财报或者引用信息等等这些都没问题对于数据表达是门艺术对于展示者来说它是一种技能对于观众来说它是一种警觉想想看如果一个手机性能的市场调查显示“性能提高了30%”但并不意味着每个方面都提高了30%实际上这可能意味着有些功能变快了有些功能变慢了还有些功能根本没变化所以做数据时最好挖掘下具体到30%在哪方面再聊聊第二种情况手头没有资料该怎么做PPT呢？我的做法是这样的去搜实际上每页PPT的标题都应该是一个小结论我要针对每个标题把结论展开来说明比如用「市场数据」「客户情况」来支撑我的观点这些信息通常在网上或者公司里都能找到真正厉害的人会直接给出结论以「解决方案」为例你可以直接写上：“电商圈里70%的头部客户都在使用我们的产品”如果对方有时间他们会看看详细的表格、图表如果时间紧迫至少能记住这个结论这样一来信息传达得既快速又有效其他页面的做法也一样至于到底哪页要用数据哪页要用图表可以根据实际情况定整个逻辑下来PPT框架、细节都有了该怎么用AI做PPT呢？现在市面上有很多AI可以帮助我们做PPT使用方法大致相同：一确定一个主题和大纲通过之前的讨论我们已经知道了主题和大纲是什么如果你还没有自己的大纲可以把整理好的文档给AI让它帮你生成一个二在AI-PPT软件中选择一个模板有的软件允许你上传公司的logo选择你喜欢的颜色三一键生成很快几乎是一秒钟一张整个PPT就完成了想想看如果是以前光是新建一个空白的PPT可能都要花上好几分钟你会发现一开始就把大纲和内容确定好之后微调会变得非常简单即使有些素材不喜欢或者文案要修改这些调整也都不难处理更何况现在AI PPT工具还能对文案提出建议换句话说如果觉得某段文字写得不够好又不确定怎么改可以直接告诉PPT你的想法比如你希望这段文字更加吸引人或者更简洁明了AI会根据你的要求帮你改写这段文案这样制作PPT的过程就变得更轻松和高效了那么用AI做PPT时应该选哪种字体呢？很多PPT的书籍都推荐使用“思源黑体”这种字体在演示时看起来效果很好因为它的字形立体容易辨认如果PPT不是用来讲的而是要打印出来给领导看可以用楷体很多咨询公司做PPT时就喜欢用楷体它看起来既优雅又容易阅读所以用AI做PPT轻松好多你觉得难难在工作流上这里还有一些额外心得分享给你如果PPT内容超过15页要加一个摘要页记住听众通常没有时间仔细看你写的每一个字所以我们的任务是提炼和总结让对方能迅速抓住重点如果PPT内容25页以上要建立一个导航系统什么是导航系统？简单讲先给观众一个概览告诉他们PPT里有哪几部分每部分要讲什么不然到了中间听着容易云里雾里我们得注意PPT是给别人看的所以炫酷还是简单要看受众是谁比如说对于大佬们他们时间很宝贵不会在意PPT做得好不好看我参加过一个大会有个老板上台演讲他的PPT只有20页每页都很简单只有结论和支持结论的数据但大家都记得很清楚当然也有老板比较重视UI他们认为拿出去是面子这就另当别论了对于年轻人群体PPT炫酷、美观权重会大一些因为演讲时即便表现不好别人也会因为几个画面记住你PPT最后不要总放一个thanks你可以试试把整个PPT的每段结论放进去帮大家复习一下这样会加深记忆尤其是一些你认为重要的观点还有到底要不要准备逐字稿呢？最好准备一份特别是当你要去一个不熟悉的地方做汇报时我们很容易高估自己的记忆力和应变能力记得有一次我参加了一个沙龙有位朋友准备了PPT一开始人不多后来人越来越多他就开始紧张了最后甚至紧张到说话都结结巴巴有些大佬演讲都要准备逐字稿更何况我们？逐字稿是一种潜在的安全感写逐字稿本身也是一种排练相信我这样做会让你更有信心值得一提的是如果要把PPT发给别人最好导出一个PDF压缩版这样做的好处不管在电脑上看还是通过微信分享文件格式、排版都能保持原样有时因为对方软件的不兼容直接发送PPT文件会排版错乱、格式丢失不仅影响信息传达还给人留下不专业的印象以上15个小要点再用关键词重复下三个认知：AI创意能力很强AI能处理复杂任务AI对细节把控也不错但都要靠你来培养。

　　PPT的制作：明确主题回答他们想看到什么？你又想展示什么？结构像鱼骨一样要清晰；细节用现有资料或者上网搜；每一页PPT都应该是一个清晰的结论并用数据、证据来支持。用AI来帮忙：让AI根据已有的内容生成大纲然后制作成PPT；视觉简要还是炫酷取决于对方；PPT内容过多最好建立一套导航；最后不要总放一个thanks；文字用思源黑体或楷体。别忘了为了演讲更流畅最好准备一个逐字稿；给别人发送PPT时用PDF格式这样不管在哪里打开格式都不会乱。

　　总结做PPT是细心工作你无法完全复制一切剩下实操部分就要刻意练习毕竟每一个人都有一套自己与AI协同的方法。